sergey
-
-
Consulting, Marketing, Promotion,
-
17.03.2013
Организация и проведение международной конференции IT Spring 2013
ВВОДНЫЕ Параметры
Конференция IT Spring – это мероприятие для менеджеров проектов и Топ-менеджеров IT компаний.
Первая конференция IT Spring была проведена в 2012 году по инициативе менеджера проектов компании Oxagile Дмитрия Здановича.
Конференция оказалась востребованной, но убыточной.
Необходимо было, не ухудшив качество, сделать мероприятие самоокупаемым.
Процесс подготовки
Изначально передо мной стояла задача организации всей конференции под ключ, однако, как оказалось, сделать всё одному было не реально. Но обо всём по порядку.
Решение о том, что компания Oxagile будет проводить конференцию в 2013 году было принято в августе 2012 года. Именно тогда, организатор предыдущей конференции, Дмитрий Зданович, поделился с нами (директором компании Oxagile, Дмитрием Карповичем и мной) своим опытом по подготовке конференции 2012 года. Информация была скудная, но всё же полезная.
Основной вопрос заключался в том, как сделать конференцию окупаемой, не ухудшив её качество? В результате я предложил рискованную идею сделать конференцию масштабнее и дороже. Разумеется, это означало и большие трудозатраты и большую ответственность.
Прежде чем взяться за реализацию этой идеи необходимо было придумать вызывающее название, то есть основную тематику конференции. И с подачи Марии Булановой (HR-партнёра компании Oxagile), которая чуть позже тоже вошла в команду организаторов конференции, было придумано название “Деньги в IT”. На тот момент открыто говорить о деньгах, а тем более в IT секторе было не принято, поэтому решено было выбрать именно эту провокативную тему.
На следующем этапе важно было пригласить статусных гостей. Тут я воспользовался частично гостями конференции 2012 года, а частично подобрал новых. Также совместно с Дмитрием Карповичем мы провели переговоры со спикерами и венчурными инвесторами из США, которых пригласили в Беларусь. Для того, чтобы их заинтересовать, мы устроили во время конференции Startup Mixer (конкурс стартапов), в котором каждый желающий мог презентовать свой MVP продукт инвестору из США.
Помимо переговоров со спикерами, передо мной стояла задача по привлечению спонсоров. Для этого были разработаны инновационные спонсорские пакеты разного уровня и разной тематики. После проведены переговоры с рядом IT (и не только) компаний, многие из которых согласились выступить в качестве спонсоров нашей конференции.
Параллельно с подбором спикеров и спонсоров конференции необходимо было подобрать место проведения конференции. На этом этапе к команде организаторов присоединилась Мария Буланова, благодаря которой и был выбран находящийся в самом центре столицы Республиканский Дворец культуры профсоюзов. Дворец, построенный в стиле сталинского ампира, имеет вместимость театрального зала на 850 человек, белого зала на 256 квадратов и арт кафе на 60 человек. Таким образом в нашем распоряжении оказалось 3 отдельных площадки, различной вместимости, для одновременных выступлений спикеров.
Следующий этап это продвижение. Для этого был написан пресс релиз, который мы разослали как в узконаправленные (IT медиа), так и в топ-медиа страны. С каждым из медиа были собственные условия взаимовыгодного сотрудничества. В общей сложности в освещении конференции участвовало более 25 информационных партнёров.
Ключевым источником официальной информации являлся web-сайт конференции. На нём аккумулировалась вся информация о спикерах, программе конференции, месте проведения мероприятия и т.д. Следует отметить и то, что сайт обновлялся несколько раз в день, а во время самой конференции каждые 10 минут (но об этом позже).
Также в качестве точки контакта использовалась официальная страница в Facebook, которая позволяла получать обратную связь от желающих посетить конференцию.
Важными задачами при подготовке конференции были:
Стоит также отметить немаловажное участие “Студии Сорокина и Кулинкович”, которые присоединились в оргкомитет конференции за полтора месяца до мероприятия. Благодаря их участию были закрыты вопросы усиления PR мероприятия, и, как следствие, увеличения объёма продаж.
Результат
Открытие конференции было 17 марта 2013г. Однако в пятницу, за день до мероприятия, на Минск обрушился циклон Хавьер, который кардинально повлиял на всю заранее подготовленную логистику (подробнее в посте Марии Булановой). Программу конференции пришлось менять прямо на ходу, обновляя сайт конференции каждые 10 минут. Некоторые посетители просто не смогли доехать до мероприятия и требовали возврата денег за билеты. И несмотря на все сложности п передряги, с которыми мы справились, конференция прошла успешно, широко освящалась в СМИ и окупилась.
IT Spring 2013 прошла в 2 дня и 3 потока в виде докладов, тренингов и мастер-классов. Дополнительно к мероприятию были приурочены специальные мероприятия:
Для кого подойдёт подобный продукт
Подобный продукт подойдёт тем компаниям, которые хотят продвинуть собственный бренд в целях повышения узнаваемости и/или хантинга сотрудников.
Используемые навыки
Копирайтинг, переговоры, продажи, Project Management, PR, SMM
